Soll-Ist-Vergleich

Der Soll-Ist-Vergleich ist ein zentrales Instrument im Controlling, das geplante Zielgrößen mit tatsächlich erreichten Werten gegenüberstellt. Er ermöglicht die frühzeitige Erkennung von Abweichungen, deren Ursachenanalyse und die Einleitung von Korrekturmaßnahmen zur Steuerung und Optimierung von Unternehmen. Die Methode hat sich von einem reinen Kontrollinstrument zu einem Steuerungsinstrument entwickelt und unterstützt die Entscheidungsfindung in verschiedenen Bereichen wie Kostenrechnung und Produktionsplanung. Der Soll-Ist-Vergleich ist eng mit Prozessanalyse und Datenanalyse verknüpft.

Lernziele

• Der Artikel erklärt die Grundlagen des Soll-Ist-Vergleichs und seine Rolle im Controlling.
• Er unterscheidet zwischen Soll- und Istwerten und zeigt, wie Abweichungen analysiert werden.
• Er beschreibt Methoden zur Ursachenanalyse und den 10-Schritte-Prozess des Controllers.
• Er stellt Regeln für die Praxis vor, um Abweichungen steuerungsorientiert zu nutzen.

Kurzübersicht

Der Soll-Ist-Vergleich dient der Gegenüberstellung von Planwerten und Realisationswerten im Rahmen der Plan-Ist-Kontrolle. Abweichungen signalisieren potenzielle Engpässe oder Schwachstellen, die durch systematische Analyse behoben werden können. Er bildet die Basis für qualifizierte Neuplanungen und fördert eine zukunftsorientierte Steuerung anstelle von Schuldzuweisungen.

Kontext und Einordnung

Der Soll-Ist-Vergleich findet im Controlling statt, einem Bereich, der die Planung und Kontrolle von Unternehmenszielen unterstützt. Er grenzt sich von reinen Planungsinstrumenten ab, indem er Istwerte einbezieht, und unterscheidet sich von strategischen Analysen wie der SWOT-Analyse, die primär auf Unternehmensebene angewendet wird. Typische Anwendungsbereiche umfassen die Kostenrechnung, Materialwirtschaft und Produktionssteuerung.

Begriffe und Definitionen

• Soll-Zustand: Geplante Zielwerte oder Vorgaben, die in der Planungsphase festgelegt werden, z. B. Plankosten oder Sollumsatz.
• Ist-Zustand: Tatsächlich erreichte Werte, die während eines Zeitraums erfasst werden, z. B. Istkosten oder tatsächlicher Umsatz.
• Abweichung: Die Differenz zwischen Soll- und Istwerten, die absolut oder relativ ausgewiesen wird.
• Abweichungsanalyse: Untersuchung der Ursachen von Differenzen, um Planungs- oder Betriebsmängel zu identifizieren.

Komponenten des Soll-Ist-Vergleichs

Der Soll-Ist-Vergleich besteht aus drei Hauptkomponenten:

• Soll-Zustände: Definierte Ziele und Vorgaben, die erreicht werden sollen, z. B. Umsatzprognosen oder Produktionsziele.
• Ist-Zustände: Tatsächliche Ergebnisse, z. B. realisierter Umsatz oder Produktionszahlen.
• Voraussetzung: Strukturgleichheit von Soll- und Ist-Daten, um eine direkte Vergleichbarkeit zu gewährleisten.

Kennzahlen und Beispiele

Kennzahlen umfassen Soll- und Istwerte in Bereichen wie Kosten, Beständen und Zeiten. Beispiele:

• Kostenrechnung: Sollkosten (geplante Kosten pro Einheit) vs. Istkosten (tatsächliche Kosten pro Einheit).
• Materialwirtschaft: Soll-Bestand (geplanter Lagerbestand) vs. Ist-Bestand (tatsächlicher Lagerbestand).
• Zeitermittlung: Sollzeit (geplante Arbeitszeit) vs. Istzeit (tatsächliche Arbeitszeit).

Durchführung des Soll-Ist-Vergleichs

Der Prozess beginnt mit der Messung und Gegenüberstellung von Soll- und Istwerten. Abweichungen werden absolut (z. B. 5000 EUR Differenz) und relativ (z. B. 10 % Abweichung) ausgewiesen. Eine Unterscheidung erfolgt in Kostenüberdeckung (Istkosten niedriger als Sollkosten) und Kostenunterdeckung (Istkosten höher als Sollkosten). Bei Bedarf wird ein Vorjahresvergleich hinzugezogen, um Trends zu erkennen.

Ursachenanalyse

Bei Abweichungen erfolgt eine Ursachenforschung, die zwischen Soll- und Ist-Ursachen unterscheidet. Methoden umfassen:

• Ishikawa-Diagramm: Ein grafisches Werkzeug, auch Fischgräten-Diagramm genannt, zur systematischen Erfassung möglicher Ursachen in Kategorien wie Mensch, Maschine, Methode und Material.
• 5-Why-Analyse: Eine Methode zur Ursachenanalyse, bei der durch fünfmaliges Nachfragen nach dem "Warum?" die tieferliegende Ursache eines Problems identifiziert wird.
• Abweichungsanalyse: Aufteilung in Preis- und Mengenabweichungen, z. B. bei Kostenabweichungen.

Beispiele

Ein Unternehmen plant einen Sollumsatz von 100000 EUR für ein Quartal. Der Istumsatz beträgt 95000 EUR, was eine Abweichung von 5000 EUR (5 %) darstellt. Durch eine 5-Why-Analyse wird festgestellt, dass ein Lieferengpass die Produktion verzögerte, was auf Fehleinschätzungen in der Materialplanung zurückzuführen ist. Als Maßnahme wird die Lagerhaltung angepasst.

Aufgaben des Controllers

Der Controller führt den Soll-Ist-Vergleich in zehn Schritten durch:

1. Ermitteln von steuerungsrelevanten Richtwerten und Messzahlen mit gleicher Struktur.
2. Ableiten von Planwerten.
3. Aufzeigen von Ist-Werten.
4. Erkennen von Abweichungen.
5. Ermitteln von Abweichungsursachen.
6. Definieren von Korrekturmaßnahmen.
7. Vergleichende Beurteilung der Korrekturmaßnahmen.
8. Vorschlagen von Korrekturlösungen.
9. Herbeiführen von Entscheidungen.
10. Veranlassen, Einleiten und Durchführen von Korrekturen.

Zielsetzung und Nutzen

Der Soll-Ist-Vergleich zielt auf die Früherkennung von Engpässen, Schwachstellen und Planungsabweichungen ab. Er bildet die Basis für qualifizierte Neuplanungen und verbessert die Planungsqualität durch Erfahrungswerte. Er fördert eine zukunftsorientierte Steuerung.

Regeln und Hinweise für die Praxis

• Abweichungen absolut und relativ ausweisen, ggf. Vorjahresvergleich für Trends berücksichtigen.
• Ursachenforschung gemeinsam mit Verantwortlichen durchführen.
• Soll-Ist-Vergleiche dienen nicht als Schuldbeweis, sondern als Anlass für Steuerungsaktivitäten.
• Wichtige Fragen: Ist das Ziel noch erreichbar? Wo werden wir landen? Welche Maßnahmen sind nötig?

Selbsttest

• Was ist der Unterschied zwischen Soll- und Istwerten?
• Nenne drei Methoden zur Ursachenanalyse.
• Warum wird die SWOT-Analyse nicht direkt für operative Abweichungen verwendet?
• Beschreibe Schritt 5 im 10-Schritte-Prozess des Controllers.
• Was bedeutet Kostenüberdeckung?
• Wie fördert der Soll-Ist-Vergleich eine zukunftsorientierte Steuerung?