Machbarkeitsstudie

Die Machbarkeitsstudie ist ein Instrument zur Bewertung der Durchführbarkeit eines Projekts, das in der frühen Phase des Projektmanagements eingesetzt wird. Sie analysiert technische, wirtschaftliche, rechtliche, organisatorische, ressourcenbezogene und zeitliche Aspekte, um eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu schaffen und potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren.

Definition und Abgrenzung

Eine Machbarkeitsstudie, auch Machbarkeitsanalyse oder Feasibility Study genannt, ist eine systematische Untersuchung, die prüft, ob und wie ein Projekt durchgeführt werden kann. Sie wird typischerweise in der Initialisierungs- bis zur Angebotsphase eines Projekts durchgeführt und liefert eine grobe Richtungsweisung für den Umfang und die Durchführung.

Historisch wurde der Begriff „Projektstudie" in der DIN-Norm 69905 verwendet, hat sich aber nicht durchgesetzt. In der aktuellen DIN 69901-5 wird dieser Begriff nicht mehr erwähnt, stattdessen findet sich der Prozess „Machbarkeit bewerten" in der DIN 69901-2:2009 als Mindeststandard in der Definitionsphase.

Die Machbarkeitsstudie grenzt sich von verwandten Instrumenten ab:

• Von der Kosten-Nutzen-Analyse, die nur die Wirtschaftlichkeit betrachtet,
• Vom Business Case, der stärker auf strategische Entscheidungen fokussiert,
• Vom Proof of Concept, der technische Machbarkeit durch Prototypen testet.

Zielsetzung

Die Hauptziele einer Machbarkeitsstudie sind:

• Eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Fortsetzung oder den Abbruch eines Projekts zu schaffen,
• Absehbare Projektmisserfolge frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden,
• Den Projektumfang zu definieren und ggf. Ziele neu zu formulieren,
• Risiken und Chancen objektiv zu bewerten,
• Ressourcenbedarf und Zeiträume realistisch einzuschätzen.

Dimensionen der Machbarkeitsprüfung

Die Machbarkeitsprüfung deckt mehrere Dimensionen ab, die systematisch untersucht werden.

Wirtschaftliche Aspekte

Hier wird die finanzielle Tragfähigkeit geprüft, einschließlich:

• Kosten-Nutzen-Analyse und Berechnung des Return on Investment (ROI),
• Amortisationszeit und Umsatzpotenzial,
• Finanzierbarkeit, Rentabilität und Liquidität,
• Fördermöglichkeiten und Infrastrukturinvestitionen.

Technische Aspekte

Die technische Machbarkeit umfasst:

• Systemanforderungen wie Hardware, Kompatibilität und Skalierbarkeit,
• Integration in die bestehende IT-Infrastruktur,
• IT-Sicherheit, Datenschutz und Schutz vor unbefugtem Zugriff,
• Wartung, Support, Schulungsbedarf und Datenbankmanagement.

Rechtliche Aspekte

Rechtliche Prüfungen beinhalten:

• Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie DSGVO oder BDSG,
• Urheberrechte, Zugriffsberechtigungen und Compliance,
• Vertragsrechtliche Aspekte und Haftungsfragen.

Organisatorische und operative Aspekte

Dieser Bereich analysiert:

• Die Einpassung in bestehende Geschäftsprozesse und -ziele,
• Stakeholder-Analyse und Interessenmanagement,
• Schulungsbedarf und notwendige Organisationsänderungen,
• Operative Machbarkeit, also wie gut das Projekt in die aktuelle Geschäftsumgebung passt.

Ressourcen- und zeitliche Aspekte

Hier werden betrachtet:

• Verfügbarkeit von Personal, Maschinen, Flächen und Material,
• Zeitliche Planung, Meilensteine und realistische Deadlines,
• Kapazitätsplanung und Ressourcenallokation.

Risikomanagement

Als letzte Teilanalyse erfolgt die Risikoanalyse, die umfasst:

• Technische, planerische, vertragliche und kommerzielle Risiken,
• Personelle, politische und umweltbezogene Risiken,
• Eine Chancenanalyse zur Identifikation von Potenzialen.

TELOS-Framework

Als ergänzendes Framework aus dem englischsprachigen Raum strukturiert TELOS die Machbarkeitsprüfung in fünf Bereiche:

• Technical: Ist das Projekt technisch möglich?
• Economic: Kann sich das Projekt die Kosten leisten und Gewinn erhöhen?
• Legal: Ist das Projekt rechtlich zulässig?
• Operational: Wie unterstützen aktuelle Operationen die Änderung?
• Scheduling: Kann das Projekt rechtzeitig abgeschlossen werden?

Dieses Akronym dient als Gedächtnisstütze, um alle Dimensionen abzudecken.

Durchführung einer Machbarkeitsstudie

Die Durchführung erfolgt typischerweise in sieben Schritten:

1. Vorläufige Analyse: Identifikation offensichtlicher Hindernisse und grober Projektumfang.
2. Festlegung des Projektumfangs und Bewertungskriterien: Definition der Ziele und Messgrößen.
3. Marktforschung: Überprüfung von Konkurrenz und Marktrealisierbarkeit.
4. Finanzielle Bewertung: Kalkulation von Kosten, Nutzen und Amortisation.
5. Identifikation potenzieller Probleme und Alternativen: Suche nach Lösungswegen und Risiken.
6. Bewertung der Ergebnisse: Zusammenfassung und Priorisierung.
7. Entscheidungsfindung und Empfehlung: Vorschlag für nächste Schritte oder Projektabbruch.

Rolle im Projektmanagement-Standard

Nach DIN 69901-2:2009 ist der Prozess „D.8.3 Machbarkeit bewerten" in der Definitionsphase verankert. Er nutzt Instrumente wie SWOT-Analyse oder Nutzwertanalyse und kann zu einer Neuformulierung der Projektziele führen. Die Studie umfasst technisch-wissenschaftliche Analysen, Pilottests, Simulationen und Expertenbefragungen.

Beispiele

Beispiel 1: Einführung eines neuen ERP-Systems

In einem mittelständischen Unternehmen soll ein neues ERP-System eingeführt werden. Die Machbarkeitsstudie prüft:

• Wirtschaftlich: Kosten von 500.000 EUR vs. erwartete Einsparungen von 200.000 EUR pro Jahr (ROI in 2,5 Jahren).
• Technisch: Kompatibilität mit bestehender Hardware und Datenmigration.
• Operativ: Schulung von 50 Mitarbeitern und Anpassung von Prozessen.
• Risiken: Mögliche Downtime während der Umstellung (Chancen: Effizienzsteigerung um 15 %).

Ergebnis: Projekt als machbar eingestuft, aber mit Risikominderungsmaßnahmen wie paralleler Betrieb für zwei Monate.

Beispiel 2: Markteinführung eines neuen Produkts

Für ein neues Softwareprodukt wird die Machbarkeit geprüft:

• Rechtlich: Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und Lizenzvereinbarungen.
• Ressourcen: Verfügbarkeit von Entwicklern und Testumgebung.
• Zeitlich: Markteinführung in sechs Monaten realistisch?

Ergebnis: Abbruch wegen ungenügender Ressourcenverfügbarkeit, Alternativvorschlag: Outsourcing der Entwicklung.

Häufige Fehler und Tipps

• Fehler: Zu enge Fokussierung auf wirtschaftliche Aspekte, Vernachlässigung operativer Machbarkeit. Tipp: Das TELOS-Framework hilft, alle Dimensionen abzudecken.

• Fehler: Unrealistische Zeitpläne ohne Puffer für Risiken. Tipp: Eine systematische Risikoanalyse mit Chancenbewertung hilft bei der Erstellung realistischer Zeitpläne.

• Fehler: Stakeholder-Interessen nicht berücksichtigt, was zu Widerstand führt. Tipp: Eine frühzeitige Stakeholder-Analyse hilft, Interessen zu managen und Widerstand zu vermeiden.

• Fehler: Verwechslung mit Kosten-Nutzen-Analyse. Tipp: Die Berücksichtigung der fünf Dimensionen zeigt, dass die Machbarkeitsstudie umfassender ist als die Kosten-Nutzen-Analyse.

Weiterführendes

Für tiefergehende Analysen können Instrumente wie die SWOT-Analyse oder der Business Case ergänzend eingesetzt werden.