Kostenarten

Kostenarten sind Kategorien zur systematischen Erfassung und Analyse verschiedener Ausgaben in Projekten. Sie bilden die Grundlage für eine präzise Kostenplanung und unterstützen die Budgetierung sowie Kostenkontrolle, insbesondere in der Daten- und Prozessanalyse.

Lernziele

Dieser Artikel vermittelt das Wissen zu:

• Unterscheidung der grundlegenden Kostenarten in Projekten,
• Einteilung von Kostenarten nach betriebswirtschaftlichen Kriterien,
• Anwendung wichtiger Kostenarten im Kontext von Daten- und Prozessanalyseprojekten,
• Durchführung einer einfachen Kostenplanung für ein Projekt.

Kontext und Einordnung

Kostenarten gehören zum Bereich des Kostenmanagements innerhalb der Betriebswirtschaftslehre. In der Kosten- und Leistungsrechnung dienen sie als erste Stufe der Kostenrechnung, bevor Kostenstellen und Kostenträger betrachtet werden. Im Projektmanagement helfen sie dabei, Ausgaben transparent zu machen und unerwartete Kosten zu vermeiden.

Begriffe und Definitionen

• Kosten: Der bewertete Verzehr von Ressourcen zur Erstellung von Leistungen.
• Einzelkosten: Kosten, die direkt einem Projekt zugeordnet werden können, wie externe Beratung.
• Gemeinkosten: Kosten, die nicht direkt zurechenbar sind und über Schlüssel verteilt werden, wie Büromiete.
• Fixe Kosten: Kosten, die unabhängig vom Projektvolumen konstant bleiben, z. B. Grundgebühren.
• Variable Kosten: Kosten, die mit dem Projektumfang steigen, z. B. Materialverbrauch.
• Primäre Kosten: Kosten für externe Leistungen, wie Lieferantenrechnungen.
• Sekundäre Kosten: Kosten für interne Leistungen, die selbst erstellt werden.

Systematische Gliederung von Kostenarten

Kostenarten werden nach verschiedenen Kriterien eingeteilt, um eine bessere Analyse zu ermöglichen.

Nach Zurechenbarkeit: Einzelkosten vs. Gemeinkosten

• Einzelkosten: Direkt einem Projekt zuzuordnen, z. B. Kosten für projektbezogene Softwarelizenzen.
• Gemeinkosten: Indirekt über Verteilungsschlüssel zugewiesen, z. B. anteilige IT-Infrastruktur.

Nach Herkunft: Primäre vs. Sekundäre Kosten

• Primäre Kosten: Entstehen durch externe Beschaffung, z. B. Einkauf von Hardware.
• Sekundäre Kosten: Stammen aus internen Bereitstellungen, z. B. Nutzung interner Serverkapazitäten.

Nach Verhalten: Fixe vs. Variable Kosten

• Fixe Kosten: Konstant, unabhängig vom Projektfortschritt, z. B. monatliche Mietkosten.
• Variable Kosten: Ändern sich mit dem Projektvolumen, z. B. Reisekosten für Workshops.

Wichtige Kostenarten im Projekt

In Projekten der Daten- und Prozessanalyse sind folgende Kostenarten besonders relevant. Sie basieren auf den systematischen Gliederungen.

• Personalkosten: Gehälter, Sozialabgaben und Schulungen für Mitarbeiter (oft Einzelkosten, variabel).
• Softwarekosten: Lizenzen, Entwicklung und Wartung von Analyse-Tools (Einzelkosten, teilweise fix).
• Hardwarekosten: Anschaffung und Wartung von Computern oder Servern (Primäre Kosten, oft fix).
• Materialkosten: Verbrauchsmaterialien wie Datenträger oder Druckerpapier (Variable Kosten).
• Kommunikationskosten: Internet, Videokonferenzen und Reisekosten (Gemeinkosten, variabel).
• Qualifizierungskosten: Schulungen in Datenanalyse oder Prozessmodellierung (Sekundäre Kosten, Einzelkosten).
• Fremdkosten/Dienstleistungen: Externe Berater für Datenbanken (Primäre Kosten, variabel).
• Infrastrukturkosten: Strom, Netzwerk (Gemeinkosten, fix).
• Risikokosten/Reservekosten: Puffer für unvorhergesehene Ausgaben (Fix, als Reserve).
• Finanzierungskosten: Zinsen bei Kreditfinanzierung (Sekundäre Kosten, fix).
• Abschreibungen: Wertminderung von Anlagen (Fix, Gemeinkosten).

Kostenplanung im Projekt

Die Kostenplanung erfolgt in Schritten zur systematischen Erfassung.

1. Identifizieren aller relevanten Kostenarten basierend auf dem Projektumfang.
2. Schätzen der Kosten pro Kategorie, z. B. durch historische Daten oder Expertenschätzungen.
3. Zuordnung zu Einzel- oder Gemeinkosten und Berechnung der Verteilung.
4. Einplanen von Reserven für Risiken (z. B. 10 % des Gesamtbudgets).
5. Fortlaufende Kontrolle und Anpassung während des Projekts.

Beispiel: Für ein Datenanalyseprojekt mit 5 Mitarbeitern über 6 Monate könnten Personalkosten 60 % des Budgets ausmachen, während Softwarekosten 20 % betragen.

Häufige Fehler und Tipps

• Fehler: Vernachlässigung von Gemeinkosten führt zu Unterbudgetierung. Tipp: Immer einen Verteilungsschlüssel für Gemeinkosten definieren.

• Fehler: Keine Reserven einplanen. Tipp: Plane mindestens 5-10 % als Risikopuffer ein.

• Fehler: Verwechslung von fixen und variablen Kosten. Tipp: Prüfen, ob Kosten mit dem Projektvolumen skalieren.

Selbsttest

1. Was sind Einzelkosten? (Antwort: Direkt zurechenbare Kosten.)
2. Nenne zwei fixe Kostenarten. (Antwort: Miete, Abschreibungen.)
3. Wie verteilt man Gemeinkosten? (Antwort: Über Schlüssel wie Arbeitsstunden.)
4. Welche Kostenart ist typisch für Datenanalyseprojekte? (Antwort: Softwarekosten.)
5. Was sind primäre Kosten? (Antwort: Kosten für externe Leistungen.)
6. Warum sind Reserven wichtig? (Antwort: Für unvorhergesehene Ausgaben.)

Weiterführendes

Weitere Informationen finden sich in der Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung.