PRINCE2

PRINCE2 ist eine strukturierte Methodik zur Steuerung von Projekten. Sie basiert auf Prinzipien, Themen und Prozessen. Die Methode unterstützt Planung, Durchführung und Abschluss von Projekten mit Schwerpunkt auf wirtschaftlicher Rechtfertigung, Qualität und Risikomanagement.

Lernziele

Der Artikel vermittelt Kenntnisse über:

• die grundlegenden Elemente von PRINCE2 (Prinzipien, Themen und Prozesse) und deren Erklärung,
• Unterschiede zu anderen Projektmanagementansätzen wie Projektmanagement und agilen Methoden,
• typische Rollen und Verantwortlichkeiten in einem PRINCE2-Projekt und deren Anwendung,
• Planung und Überwachung einfacher Projekte mit PRINCE2-Prinzipien,
• Vermeidung häufiger Fehler und Anpassung der Methode an Projektgrößen.

Kurzueberblick

PRINCE2 steht für "Projects IN Controlled Environments". Es handelt sich um eine flexible Methodik, die seit 1996 branchenübergreifend Anwendung findet. Ursprünglich aus der britischen Regierung stammend, beruht sie auf bewährten Praktiken für strukturierte Projektarbeit. Im Kern stellt sie sicher, dass Projekte zielgerichtet, kontrolliert und nutzenorientiert durchgeführt werden. Die Methode ist skalierbar und integriert sich gut mit anderen Frameworks.

Kontext und Einordnung

PRINCE2 unterscheidet sich von allgemeinem Projektmanagement durch seinen prozessorientierten, standardisierten Ansatz. Im Gegensatz zu agilen Methoden betont PRINCE2 feste Strukturen und kontinuierliche Überprüfung. Sie eignet sich besonders für Projekte mit hoher Komplexität, klaren Zielen und definierten Ressourcen, wie in der Datenanalyse oder Prozessoptimierung. Kritiker bemerken manchmal eine höhere Bürokratie, die jedoch durch Anpassung minimiert werden kann.

Begriffe und Definitionen

PRINCE2 baut auf drei Säulen auf: sieben unveränderbaren Prinzipien, sieben Themenbereichen und sieben Prozessen. Diese bilden den Rahmen für jedes Projekt.

Die sieben Prinzipien

Diese Grundsätze müssen in jedem PRINCE2-Projekt eingehalten werden:

1. Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung: Jedes Projekt braucht einen dokumentierten Nutzen, der regelmäßig überprüft wird.
2. Lernen aus Erfahrung: Erfahrungen aus vergangenen Projekten werden gesammelt und angewendet.
3. Definierte Rollen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen: Klare Aufgaben für alle Beteiligten (Unternehmen, Nutzer, Lieferanten).
4. Steuerung über Managementphasen: Projekte werden in Phasen unterteilt und phasenweise gesteuert.
5. Steuerung nach dem Ausnahmeprinzip: Toleranzen für Abweichungen werden definiert; Eskalation erfolgt nur bei Überschreitung.
6. Produktorientierung: Fokus auf definierte Produkte und deren Qualitätsanforderungen.
7. Anpassung an das Projekt: Die Methode wird an Umgebung, Größe und Komplexität angepasst.

Die sieben Themen

Diese Bereiche werden kontinuierlich während des Projekts behandelt:

1. Business Case: Wirtschaftliche Rechtfertigung und Nutzenüberprüfung.
2. Projektorganisation: Rollen wie Projektmanager, Executive und Teammitglieder.
3. Qualität: Definition von Qualitätskriterien und deren Sicherstellung.
4. Pläne: Erstellung und Verwaltung von Projekt-, Phasen- und Teamplänen.
5. Risiko: Identifikation und Management von Unsicherheiten.
6. Änderungen: Umgang mit Issues wie Änderungsanträgen oder Problemen.
7. Fortschritt: Kontrolle des Projektverlaufs und Entscheidungen über Fortsetzung.

Die sieben Prozesse

Diese beschreiben den Lebenszyklus von der Vorbereitung bis zum Abschluss:

1. Vorbereiten eines Projektes: Ernennung von Schlüsselpersonen und Erstellung erster Dokumente.
2. Lenken eines Projektes: Entscheidungen des Project Boards.
3. Initiierung eines Projektes: Detaillierte Planung und Risikoanalyse.
4. Steuerung der Phasen: Überwachung und Freigabe von Arbeitspaketen.
5. Management der Produktlieferung: Ausführung und Abnahme von Arbeitspaketen.
6. Management der Phasenübergänge: Planung der nächsten Phase und Aktualisierung.
7. Abschluss eines Projektes: Übergabe der Ergebnisse und Projektevaluation.

Vorgehen

Bei der Anwendung von PRINCE2 folgt ein Projekt typischerweise diesen Schritten:

1. Projektvorbereitung: Ernennung des Project Boards und Projektmanagers, Erfassung von Erfahrungen.
2. Initiierung: Erstellung des Business Cases, Projektplans und Risikomanagement-Ansatzes.
3. Phasensteuerung: Arbeit in kontrollierten Phasen durchführen, mit regelmäßigen Checkpoints.
4. Produktlieferung: Teams bearbeiten Arbeitspakete und liefern Ergebnisse.
5. Phasenübergänge: Überprüfung des Fortschritts und Planung der nächsten Schritte.
6. Abschluss: Dokumentation der Ergebnisse und Lektionen gelernt.

Hinweis: Die Methode erlaubt Flexibilität; für kleine Projekte können Prozesse zusammengefasst werden.

Beispiele

Worked Example: Einführung eines neuen Datenanalyse-Tools

In einem Unternehmen soll ein neues Tool für Datenanalyse eingeführt werden. Der Business Case zeigt Einsparungen von 20 Prozent bei Analysezeiten. Der Projektmanager definiert Qualitätskriterien (z. B. Datenintegrität >95 Prozent). Risiken wie Widerstand der Mitarbeiter werden identifiziert und mit Schulungen adressiert. In der Initiierungsphase wird ein Phasenplan erstellt: Phase 1 (Planung, 2 Wochen), Phase 2 (Implementierung, 4 Wochen), Phase 3 (Test und Abschluss, 2 Wochen). Nach jeder Phase prüft das Project Board den Fortschritt. Bei einer Verzögerung in Phase 2 wird das Risiko eskaliert und der Plan angepasst.

Decision Rule: Wann PRINCE2 anwenden?

PRINCE2 eignet sich, wenn das Projekt einen klaren Business Case hat, hohe Risiken birgt und strukturierte Kontrolle benötigt. Bei unsicheren Anforderungen oder schnellen Iterationen sind agile Methoden vorzuziehen.

Haeufige Fehler und Tipps

• Fehler: Business Case nicht aktualisieren – dies führt zu unnützen Projekten. Tipp: Der Business Case sollte durch regelmäßige Reviews aktuell gehalten werden.
• Fehler: Rollen nicht klar definieren – führt zu Verantwortungskonflikten. Tipp: Die vordefinierten Rollen sollten verwendet und an das Projekt angepasst werden.
• Fehler: Zu viel Bürokratie für kleine Projekte. Tipp: Tailoring sollte angewendet werden, um unnötige Elemente zu streichen.
• Fehler: Risiken ignorieren. Tipp: Ein Risikoregister sollte erstellt und wöchentlich überprüft werden.

Selbsttest

1. Nenne drei Prinzipien von PRINCE2 und erkläre eines kurz.
2. Was unterscheidet PRINCE2 von agilen Methoden?
3. Welche Rolle hat der Project Manager?
4. Beschreibe einen Prozessschritt in eigenen Worten.
5. Wann würdest du PRINCE2 nicht empfehlen?

Weiterfuehrendes

Für tiefergehende Kenntnisse biete PRINCE2 Zertifizierungen wie Foundation und Practitioner an. Kombiniere PRINCE2 mit Scrum für hybride Ansätze.